O projekte - návody
Katalógy vlastných osôb a produktov sú na portáli ipdf.sk dostupné od mája 2021 a môžu výrazne uľahčiť prácu s niektorými formulármi. Umožňujú užívateľovi definovať vlastné údaje pre osobu alebo tovar a načítať ich do formulára jedným kliknutím - zvolením zo zoznamu. Pre často sa opakujúce záznamy alebo tovary/služby s dlhým nepohodlným názvom môže táto funkcia výrazne zjednodušiť vypĺňanie údajov. Funkcia je dostupná len pre platnú službu (tzn. v rámci skúšobnej lehoty, alebo štandardne zaplatenej služby).
Typickým príkladom je vloženie odberateľa na faktúre ako fyzickej osoby, nakoľko fyzické osoby nie je možné dohľadávať vo verejných databázach na rozdiel od firiem. Alebo nastavenie údajov zamestnanca na cestovnom príkaze, či vloženie často predávaného produktu do cenovej ponuky.
Podporované sú dva typy katalógov:
- Katalóg osôb
- Katalóg produktov (tovarov, služieb)
Upozornenie:
Linka v menu "Katalóg osôb" a "Katalóg tovarov" v časti Moja zóna sa zobrazí len prihláseným užívateľom s platnou službou. Podobne aj na formulároch - katalógy sú pre užívateľa dostupné len v prípade, ak je prihlásený a má platenú službu, resp. v rámci skúšobnej doby.Katalóg osôb umožňuje definovať údaje tak fyzickej ako aj právnickej osoby. Môžu to byť napr. dodávatelia, odberatelia, zamestnanci, dlžníci apod. Pre ich vloženie je potrebné najprv vytvoriť záznam osoby a vyplniť potrebné údaje (meno a priezvisko, obchodný názov, DIČ, IČO, adresu, kontaktné údaje apod.). Potom pre jeho vloženie na tlačive stačí vybrať danú osobu zo zoznamu a tlačivo automaticky naplní potrebné polia.
Katalóg osôb je podporovaný napr. na nasledovných tlačivách:
- účtovné: faktúra, cenová ponuka, objednávka, dodací list, cestovný príkaz alebo servisný protokol.
- poštové: podací lístok, poštová poukážka - peniaze na účet aj peniaze na adresu, poštový poukaz ekonomický, adresa na obálku.
Katalóg tovarov (produktov, služieb) umožňuje definovať údaje opakovane predávaného tovaru alebo služby. Podobne ako v prípade osôb - záznam je potrebné najskôr vytvoriť v časti Moja zóna - Katalóg tovarov a následne ho vložiť na tlačive jednoduchým vybratím zo zoznamu. Pre tovary (produkty) sú dostupné atribúty ako napr. názov resp. popis tovaru (služby), tovarový kód, jednotková cena, sadzba DPH a pod.
Katalóg produktov je podporovaný napr. na nasledovných tlačivách:
- účtovné: faktúra, cenová ponuka, objednávka, dodací list alebo servisný protokol.
Vloženie záznamu na formulári je možné vybratím položky zo zoznamu. Tlačivo vyhľadá prvý voľný záznam, automaticky skontroluje, či je vkladaná hodnota platná pre dané pole a urobí automatický prepočet súčtov (cien alebo množstiev). Pokiaľ už nie je na tlačive žiadny voľný záznam, položka nebude vložená (zobrazí sa upozornenie).
Hromadné spracovanie umožňuje súčasne spracovať väčší počet zvolených záznamov - napr. odstrániť alebo stiahnuť (exportovať) zoznamy v požadovanom formáte - CSV, PDF, MS Excel. Hromadné akcie sú dostupné tak pre katalóg produktov aj osôb.
