O projekte - návody
Vlastné zoznamy osôb a tovarov sú na portáli ipdf.sk dostupné od mája 2021 a môžu výrazne uľahčiť prácu s niektorými formulármi. Umožňujú užívateľovi definovať si vlastné údaje pre osobu alebo tovar a nastaviť ich vo formulári jedným kliknutím. Pre často sa opakujúce záznamy alebo tovary/služby s dlhým nepohodlným názvom môže táto funkcia výrazne zjednodušiť vypĺňanie údajov. Funkcia je dostupná len pre platenú službu.
Typickým príkladom je vloženie odberateľa na faktúre ako fyzickej osoby, nakoľko fyzické osoby nie je možné dohľadávať vo verejných databázach na rozdiel od firiem. Alebo nastavenie údajov zamestnanca na cestovnom príkaze, či vloženie často predávaného tovaru do cenovej ponuky.
Podporované sú dva typy úžívateľom definovaných zoznamov:
- zoznam osôb
- zoznam tovarov a služieb (produktov)
Upozornenie:
Linka v menu "Zoznam osôb" a "Zoznam tovarov" v časti Moja zóna sa zobrazí len prihláseným užívateľom s platenou službou. Podobne aj na formulároch - zoznamy sa zobrazia len pokiaľ sú pre užívateľa dostupné, tzn. užívateľ je prihlásený a má platenú službu.Zoznam osôb umožňuje definovať údaje tak fyzickej ako aj právnickej osoby. Môžu to byť napr. dodávatelia, odberatelia, zamestnanci, dlžníci apod. Pre ich vloženie je potrebné najprv vytvoriť záznam osoby a vyplniť potrebné údaje (meno a priezvisko, obchodný názov, DIČ, IČO, adresu, kontaktné údaje apod.). Potom pre jeho vloženie na tlačive stačí vybrať danú osobu zo zoznamu a tlačivo automaticky naplní potrebné polia.
Zoznamy osôb sú podporované napr. na nasledovných tlačivách:
- účtovné: faktúra, cenová ponuka, objednávka, dodací list, cestovný príkaz alebo servisný protokol.
- poštové: podací lístok, poštová poukážka - peniaze na účet aj peniaze na adresu, poštový poukaz ekonomický, adresa na obálku.
Zoznam tovarov (produktov, služieb) umožňuje definovať údaje opakovane predávaného tovaru alebo služby. Podobne ako v prípade osôb - záznam je potrebné najskôr vytvoriť v časti Moja zóna - Zoznam tovarov a následne ho vložiť na tlačive jednoduchým vybratím zo zoznamu. Pre tovary (produkty) sú dostupné atribúty ako napr. názov resp. popis tovaru (služby), tovarový kód, jednotková cena, sadzba DPH a pod.
Zoznamy tovarov a služieb sú podporované napr. na nasledovných tlačivách:
- účtovné: faktúra, cenová ponuka, objednávka, dodací list alebo servisný protokol.
Vloženie záznamu na formulári je možné vybratím položky zo zoznamu. Tlačivo vyhľadá prvý voľný záznam, automaticky skontroluje, či je vkladaná hodnota platná pre dané pole a urobí automatický prepočet súčtov (cien alebo množstiev). Pokiaľ už nie je na tlačive žiadny voľný záznam, položka nebude vložená (zobrazí sa upozornenie).
Nakoľko implementácia zoznamov na tlačivách je časovo náročná, a súčasne nie všetky tlačivá potrebujú túto funkcionalitu, sú užívateľsky definované zoznamy dostupné len na vybratých formulároch. Podľa potreby môže byť ich podpora časom rošírená aj na ďalšie formuláre.
Hromadné spracovanie umožňuje súčasne spracovať väčší počet zvolených záznamov - napr. odstrániť alebo stiahnuť (exportovať) zoznamy v požadovanom formáte - CSV, PDF, MS Excel. Hromadné akcie sú dostupné tak pre zoznam osôb ako aj tovarov.
