Elektronické poštové zásielky - EPH | Návody

O projekte - návody

Elektronické podanie poštových zásielok (EPH) je na portáli ipdf.sk spustené od začiatku júna 2019. Služba je dostupná bezplatne všetkým užívateľom (môže sa v budúcnosti zmeniť).

Čo je elektronické podanie poštových zásielok ?
Elektronické podanie znamená, že údaje o zásielke sa odošlú do elektronického systému Slovenskej pošty ešte predtým, než odnesiete balík alebo list na poštu. Zamestnanec pošty nemusí teda manuálne spracovať podávanú zásielku - vypisovať adresu odosielateľa, príjemcu apod. Všetky údaje sa načítajú zo systému pošty tak, že uvediete podacie číslo EPH (EPH = elektronický podací hárok). Pracovník pošty potom už len prekontroluje zadané údaje a určí konečnú cenu zásielky (výplatné). Pre Poštu to znamená vyššiu produktivitu zamestanca - jeden zamestnanec môže vybaviť za prepážkou viac podaní. Pre elektronické podania uplatňuje preto Pošta zľavu vo výške cca 0,05 - 0,70 Eur za každú zásielku (podľa typu podania, destinácie, poistenia apod.). Detailný cenník nájdete tu.

Spôsoby podania elektronickej zásielky sú dva:

anonymne
cez registrovaný účet užívateľa - WebEPH

1. Anonymné podanie znamená, že užívateľ podáva zásielku pod podacím účtom vytvoreným špeciálne pre portál ipdf.sk. Užívateľ sa nemusí nikde registrovať, pričom môže rovnako využiť zľavnenú cenu zásielky. Nevýhodou je, že anonymné podanie neumožňuje prihlásenie na poštový server a využitie niektorých súvisiacich služieb (napr. stiahnutie adresných štítkov).

Obr. 1 - Potvrdenie anonymného elektronického podania zásielky

2. Podanie cez registrovaný účet užívateľa - WebEPH znamená, že užívateľ podáva zásielku pod svojím vlastným účtom vytvoreným na serveri Slovenskej pošty. Výhodou je, že si môže napr. stiahnuť v prípade potreby adresné štítky po prihlásení na poštovom serveri. Navýhodou je, že užívateľ sa musí najprv na poštovom serveri registrovať, aktivovať si účet ako aj službu WebEPH API a pridelené autentifikačné údaje (ID a API Key) vložiť do nastavení na portáli ipdf.sk. Tento postup sa môže zdať zložitý počítačovo menej zdatným užívateľom.

Pre úspešné elektronické podanie pod svojím vlastným účtom je potrebné uskutočniť nasledovné kroky:

zaregistrovať sa na stránke Slovenskej pošty - EPH (sekcia pre Elektronický podací hárok)
v nastaveniach na poštovom serveri si aktivovať službu elektronické podanie WebEPH. Aktivácia je bezplatná a trvá niekoľko sekúnd:

Obr. 2 - Aktivácia WebEPH na portáli Slovenskej pošty
po aktivácii služby vložiť pridelené userID (ID užívateľa) a apiKey (API kľúč) na portál ipdf.sk do Nastavení pre EPH:

Obr. 3 - Vloženie userID a apiKey do nastavení na portáli ipdf.sk

Ktoré tlačivá umožňujú elektronické podanie zásielok ?

Elektronické podanie poštových zásielok je možné prostredníctvom dvoch formulárov:

Podací lístok je vhodné využiť v prípade individuálnej zásielky. Poskytuje širšie možnosti nastavenia parametrov služby, ktoré nemusia byť dostupné v prípade hromadného podania cez podací hárok (napr. vloženie poznámky, identifikátoru zásielky, slepeckej zásielky apod.) Pre úspešné odoslanie je potrebné zaškrtnúť checkbox "podať zásielku elektronicky cez EPH", nastaviť druh zásielky (poistený list, doporučený list, balík, ..), vyplniť potrebné polia tak v podacom lístku na ľavej strane (odosielateľ, adresát, ..), ako aj parametrov podávanej zásielky na pravej strane (hmotnosť, doplnkové služby ..) a kliknúť na tlačidlo "Podať elektronicky".

Pokiaľ má užívateľ záujem len o manuálne nahratie, môže si stiahnuť importný XML súbor cez tlačidlo "Stiahnuť XML" a tento súbor nahrať po prihlásení na poštovom serveri prostredníctvom tlačidla "Import hárku".

Obr. 4 - Elektronické podanie individuálnej zásielky cez podací lístok - nastavenie parametrov

Hromadný podací hárok je vhodné využiť v prípade hromadného podania viacerých zásielok. Na jednom hárku je možné podať najviac 24 zásielok, pričom všetky musia byť rovnakého druhu. Obmedzené sú niektoré nastavenia parametrov, napr. nie je možné vložiť poznámku, identifikátor zásielky apod. Pre úspešné odoslanie je potrebné zaškrtnúť checkbox "EPH - Podať elektronicky", nastaviť druh zásielky (poistený list, doporučený list, balík, ..), vyplniť potrebné polia tak v podacom lístku na ľavej strane (odosielateľ, adresát, ..), ako aj parametrov podávanej zásielky na pravej strane (hmotnosť, doplnkové služby ..) a kliknúť na tlačidlo "Podať elektronicky".

Obr. 5 - Elektronické podanie prostredníctvom hromadného podacieho hárku

Notifikácie emailom umožňujú, aby bol užívateľ priebežne informovaný o stave doručenia zásielky. Je možné nastaviť ich tak pri podaní cez podací lístok ako aj hromadný podací hárok zadaním emailu do políčka "Notifikácie o zmene stavu zásielky" (obr. 5, resp. 6). Na zadaný email bude odoslaný notifikačný email s detailným popisom doručenia. Zadať možno aj viac adries, najviac však tri (oddelené čiarkou). Typický priebeh doručenia zásielky pozostáva zo stavov napr.

1. zásielka prijatá » 2. zásielka v preprave » 3. uloženie na pošte príjemcu » 4. zásielka odovzdaná adresátovi

Pri každom uvedenom stave bude odoslaný notifikačný email s popisom udalosti a času.

Emailové notifikácia sa automaticky prednastavia v prípade podacieho lístka. V prípade podania cez hromadný podací hárok sa nenastavujú, nakoľko pri veľkom počte záznamov by sa mohli odosielať veľké počty emailov, čo môže pôsobiť rušivo. V prípade podacieho hárku si preto užívateľ musí sám zadať svoj email do poľa "Notifikácie o zmene stavu zásielky".

Tip

Aj bez nastavených emailových notifikácií si užívateľ môže kedykoľvek preveriť aktuálny stav doručenia po prihlásení v Moja zóna » Moje zásielky a zvoliť akciu "Priebeh doručenia". Pozrite aj obrázok s výpisom doručenia.

Manuálny import zoznamu zásielok prostredníctvom XML súboru treba previesť v dvoch krokoch:

najprv je potrebné stiahnuť z portálu ipdf.sk XML súbor kliknutím na tlačidlo "Stiahnuť XML" (tlačidlo je dostupné tak v podacom lístku ako aj hromadnom podacom hárku). Súbor je treba uložiť na bezpečné miesto vo svojom počítači.
potom sa treba prihlásiť na serveri Slovenskej pošty a v sekcii Podať zásielku kliknite na tlačidlo "Import hárku" - nahrajte XML súbor stiahnutý z portálu ipdf.sk.

Pri manuálnom nahratí importného XML súboru nie je potrebné nastavovať si autentifikačné WebEPH údaje na portáli ipdf.sk » Nastavenia » EPH. Manuálne nahratý XML súbor umožňuje dodatočné korekcie zásielky priamo na poštovom serveri, čo pri priamom odoslaní zo serveru ipdf.sk cez tlačidlo "Podať elektronicky" nie je umožnené.

Obr. 6 - Manuálne nahratie importného EPH XML súboru na poštový server

Po úspešnom odoslaní zásielky sa zobrazí pridelené číslo podacieho hárka v tvare EPH XXX XXX XXXX, ktoré je potrebné si poznačiť a uviesť ho pri podaní na pobočke pošty. Pracovník pošty podľa neho vyhľadá zásielky v poštovom systéme, preverí údaje a určí konečnú cenu zásielky. Všetky úspešne odoslané zásielky sa ukladajú do časti Moja zóna » Poštové zásielky, kde v nich možno vyhľadávať podľa filtrov, zmeniť názov zásielky, exportovať (CSV, PDF), alebo vytvoriť podobné podanie (duplikovať zásielku).

Tlač adresných štítkov

Tlač štítkov nie je momentálne umožnená zo strany Slovenskej pošty cez API rozhranie. Nie je ani možné pridelenie čiarového kódu ku zásielke, ktorý by vytvorenie štítku umožnil. Slovenská pošta má záujem udržať si "monopol" na niektoré funkcionality, aby motivovala užívateľov využívať radšej služby cez ich poštový server. Z toho dôvodu tlačidlo "Adresné štítky" presmeruje na EPH server Slovenskej pošty ku konkrétnemu hárku, kde je možné štítky vytlačiť. Podľa informácií od Slovenskej pošty zatiaľ neplánujú umožniť sťahovanie štítkov prostredníctvom WebEPH API ako ani pridelenie čiarového kódu. V prípade, ak by Pošta uvedenú funkcionalitu začala podporovať, zapracujeme ju aj na portáli ipdf.sk.

Obr. 7 - Úspešné odoslanie poštovej zásielky s prideleným číslom EPH

Úspešne odoslané podania sa automaticky ukladajú v časti Moja zóna » Poštové zásielky, kde môže užívateľ sledovať priebeh doručenia, záznamy filtrovať, odstrániť, stiahnuť, generovať prehľady, apod. Pre viac informácií pozrite tu.

Tipy pre elektronické podávanie zásielok

Nakoľko zorientovať sa v neprehľadnej štruktúre poštových služieb a ich parametrov nie je pre bežného užívateľa jednoduché, uvádzame prehľad produktov a niekoľko užitočných tipov:

Doporučený list - môžno poslať ako dobierku do 500 Eur, ale bez poistenia, aj ako balík max. do 2 kg, destinácia v rámci celého sveta. Poslaný môže byť ako dokument alebo tovar - v prípade tovaru mimo EÚ je nutná colná deklarácia, ktorú momentálne nepodporujeme.
Poistený list - môžno poslať ako dobierku do 500 Eur, poistenie je povinné max. do 500 Eur, hmotnosť max. 2 kg, v rámci EÚ a vybraných krajín mimo EÚ.
Úradná zásielka - nemožno poslať ako dobierku ani poistiť, hmotnosť max. 2 kg, len v rámci Slovenska. Umožňuje niektoré doplnkové služby, napr. opakované doručenie, koľko dní ukladať, výluka splnomocneného prevzatia, nedoposielanie na alternatívnu adresu apod.
Balíček - služba nie je podporovaná, nakoľko je určená pre tovarové zásielky a vyžaduje colnú deklaráciu.
Balík - môžno poslať ako dobierku do 500 Eur, poistenie do 500 Eur, hmotnosť max. do 10 kg, destinácia Slovensko a celý svet (v rámci EÚ netreba colnú deklaráciu).
Balík - zmluvní zákazníci - môžno poslať ako dobierku do 5.000 Eur, poistenie do 5.000 Eur, hmotnosť max. 30 kg, destinácia len v rámci Slovenska.
Expres kuriér - môžno poslať ako dobierku do 15.000 Eur, poistenie do 20.000 Eur, hmotnosť max. 50 kg, destinácia len v rámci Slovenska.
Easy expres 1 a 10 - môžno poslať ako dobierku do 15.000 Eur, poistenie do 20.000 Eur, hmotnosť max. 1 kg (resp. 10 kg pre easy expres 10), destinácia len v rámci Slovenska. Elektronické podanie vyžaduje vloženie čiarového kódu (podacieho čísla z pridelenej číselnej rady), z čoho usudzujeme, že pri elektronickom podaní je služba využiteľná len pre zmluvných zákazníkov.
EMS (Express Mail Service - rýchla zásielková služba) - nemôžno poslať ako dobierku ani poistiť, hmotnosť max. 30 kg, destinácia krajiny EÚ vrátane Slovenska, alebo niektoré vybraté krajiny mimo EÚ.
EPG (obchodný balík) - nemôžno poslať ako dobierku ani poistiť, hmotnosť max. 30 kg, destinácia len krajiny EÚ mimo Slovenska.
dobierku - môžete poslať cez doporučený list, poistený list, expres kuriér, easy expres, balík
do krajiny mimo EÚ - na ipdf.sk môžete podať len bez colnej deklarácie (tzn. nie tovar, len dokumentové zásielky) cez službu doporučený list, poistený list, balík, EMS a EPG
do krajín v rámci EÚ - (aj tovar, lebo colná deklarácia nie je potrebná) môžete využiť doporučený list, poistený list, balík, EMS a EPG

Prehľad zobrazuje tabuľka (s ohladom na podporu na portáli ipdf.sk - tzn. Slov. pošta môže poskytovať služby naviac)

Produkt	Hmotnosť	Poistenie	Dobierka	Destinácia	Povolené služby ¹⁾
Doporučený list	2 kg	-	500 €	SK, EU, Svet	VR, D, NEU, NEV, NDO
Poistený list	2 kg	500 €	500 €	SK, EU	VR, D, NEU, NEV, NDO
Úradná zásielka	2 kg	-	-	SK	OD, NEU, NDO, SV
Balík	10 kg	500 €	500 €	SK, EU	F, NSK, NEU, PR
Balík - zmluvní zákazníci	30 kg	5.000 €	5.000 €	SK	F, NSK, NEU, VT, PR
Expres kuriér	50 kg	20.000 €	15.000 €	SK	VR, F, NSK, DSH, IOD, NEU, PR
Easy expres 1	1 kg	20.000 €	15.000 €	SK	VR, IOD, NEU
Easy expres 10	10 kg	20.000 €	15.000 €	SK	VR, IOD, NEU
EMS	30 kg	-	-	SK, EU	-
EPG	30 kg	-	-	EU	-