O projekte - návody
Pre účel elektronického spracovania je tlačivo rozdelené na dva samostatné formuláre.
Cestovný príkaz je predná strana papierového formátu a vypĺňa ju zamestnanec pred odchodom na služobnú cestu. Obsahuje zákonné náležitosti, ako napr. údaje zamestnávateľa, cestujúceho zamestnanca, cieľ a čas pracovnej cesty, príp. poskytnuté finančné prostriedky (preddavky) a podpis nadriadeného.
Vyúčtovanie pracovnej cesty urobí zamestnanec po ukončení pracovnej cesty. Cieľom je zistiť celkovú sumu výdavkov v priebehu cesty a nárok zamestnanca na preplatenie súvisiacich náhrad - cestovné, stravné, nocľažné a ostatné výdavky. Tento výpočet je pomerne zložitý, keďže výška náhrad sa takmer každý rok mení a taktiež z dôvodu techniky výpočtu - napr. sumy sa krátia podľa času stráveného na ceste, typu poskytnutej stravy (plná penzia, polpenzia ..), typu vozidla (auto, motocykel, vlastné, služobné), normovanej spotreby PHM apod. Ešte zložitejšie je to v prípade zahraničnej služobnej cesty, kde zamestnanec prechádza štátmi s rôznymi sadzbami cestovných náhrad, príp. náhrad v cudzej mene. Z uvedených dôvodov patrí tlačivo pre vyúčtovanie pracovnej cesty medzi najkomplexnejšie formuláre na portáli, pričom vyžaduje pravidelnú aktualizáciu v súlade so zmenami v zákone a súvisiacich vyhláškach.
Pre uľahčenie zúčtovania má tlačivo integrované nasledujúce podporné nástroje:
- vyhľadanie a sčítanie celkového času pre každý deň pracovnej cesty (počet hodín) za všetky záznamy
- vyhľadanie a prepočet náhrad stravného podľa dátumu uskutočnenia cesty (aktuálnu sadzbu), vrátane zahraničných ciest
- navrhovanie názvov miest a obcí (vrátane 22 európskych štátov so 197.000 lokalitami, fulltext)
- vyhľadanie vzdialenosti medzi začiatkom a koncom cesty, priemernej a maximálnej rýchlosti a odhadnutého času dojazdu do cieľa
- prepočet náhrad cestovného pri jazde služobným vozidlom podľa normovanej spotreby a ceny PHM
- vyhľadanie výmenného kurzu podľa kurzového lístka ECB pri náhradách stravného v zahraničnej mene (CZK, HUF, ..)
Pred začatím vypĺňania je potrebné upraviť nastavenia pre výpočet v paneli napravo. Nastavenia sa aplikujú vždy len na práve aktívnu (svetlo vysvietenú) položku, tzn. nie na všetky položky. V prípade potreby možno uvedené nastavenia individuálne zmeniť tak, aby výpočet prebehol správne v spracovávanej položke, a ostatné položky ponechal bez zmeny.
Obr. 1 - Základné nastavenia pre vyhľadanie sadzieb a prepočet stravných a cestovných náhrad (kliknite pre zväčšenie)
Tuzemská pracovná cesta väčšinou pozostáva minimálne z dvoch položiek:
- cesta do cieľovej obce za pracovným účelom
- spiatočná cesta
Rozdelenie do dvoch záznamov pre jedinú cestu je potrebné z dôvodu, že obidve trasy vozidla sa môžu odlišovať. Bez ohľadu na rozdelenie do ľubovoľného počtu položiek, tlačivo vyhľadá a sčíta celkový počet hodín za každý deň a podľa neho vyhľadá aktuálne sadzby.
Príklad:
Vo vyššie uvedenom príklade na Obr. 1 začala pracovná cesta dňa 1.12.2022 o 06:00 a skončila 18:27 - tzn. pre celkový celkový čas 12,5 hodiny
vzniká nárok na náhradu stravného vo výške 9,60 Eur (jednotlivé časové pásma a aktuálne tarify nájdete pod tlačidlom Pokyny - napravo hore nad formulárom).
Okrem náhrad stravného vzniká v uvedenom prípade aj nárok na náhradu cestovného, nakoľko bol použitý vlastný automobil.
Nárok na cestovné náhrady nevzniká pri použití služobného vozidla.
Výška náhrady cestovného sa taktiež počíta podľa platnej sadzby amortizácie (odpisu) ku dátumu uskutočnenia cesty a normovanej spotreby PHM.
V danom príklade pre vzdialenosť 102 km, spotrebe PHM 7,5 L/100 km a cene PHM 1,75 €/1 L vzniká nárok na úhradu cestovného vo výške 36,90 Eur.
Pokiaľ chcete kvôli zjednodušeniu zúčtovať pracovnú cestu do jediného riadku, vypnite v nastaveniach automatický prepočet (zrušte zaškrtnutie "prepočítať náhrady za vozidlo" a "prepočítať náhrady za stravu") a zadajte vlastné sumy.
Obr. 2 - Vypnutie automatických prepočtov pre zadanie vlastných súm (kliknite pre zväčšenie)
Zahraničná pracovná cesta je najzložitejší variant vyúčtovania pracovnej cesty. Je potrebné správne prepočítať čas strávený na území cudzieho štátu za účelom správneho prepočtu stravných náhrad (diét), a tiež použiť správny výmenný kurz v prípade, keď sú stravné náhrady určené v cudzej mene.
Pre zahraničnú pracovnú cestu je potrebné v nastaveniach napravo zaškrtnúť "zahraničná pracovná cesta" a zvoliť cieľový štát - podľa neho sa zistí výška stravných náhrad (diét). Taktiež pre navrhovanie zahraničných miest a obcí treba zvoliť nad formulárom nastavenie "Navrhovať obce - Áno aj zahraničie".
Špecifikom pri zúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty je, že aby bolo možné správne vypočítať čas strávený na území cudzieho štátu, je treba rozdeliť trasu vždy po hranice štátu. Ak napríklad uskutočňujeme zahraničnú cestu zo Senca do Prahy, rozdelíme cestu na dve položky pri prechode hraničným prechodom Kúty:
- Senec -> Kúty .. náhrady sa počítajú pre územie Slovenskej republiky, podobne ako tuzemská cesta
- Kúty -> Praha .. náhrady sa počítajú pre územie Českej republiky, t.j. v českých korunách
Podobne aj spiatočná cesta sa rozdelí do dvoch položiek: Praha -> Kúty a Kúty -> Senec. Takto možno presne vyčísliť vzdialenosti a čas strávený na území cudzieho štátu, ktoré sú východzími kritériami pre výpočet náhrad.
Pokiaľ potrebujete vyúčtovanie zjednodušiť, príp. zhrnúť do jedného riadku, môžete podobne ako v prípade tuzemskej cesty zrušiť automatické prepočty a zadať vlastné sumy. Taktiež v prípade, ak strávi zamestnanec v zahraničí viac dní, pričom si každý deň uplatňuje rovnakú sumu náhrad - môžete vypnúť automatické prepočty a zadať do jedného riadku sumy kumulatívne.
Obr. 3 - Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty (kliknite pre zväčšenie)
