Business trip expense settlement

Vyúčtovanie pracovnej / služobnej cesty

Tento formulár umožňuje vyúčtovať tuzemské a zahraničné pracovné cesty pri využití viacerých pomocných výpočtov - napr. automatického výpočtu vzdialenosti a času dojazdu, výpočet náhrad stravného podľa celkového sčítaného pracovného času v daný deň, prepočet náhrad v cudzej mene, prepočet amortizácie vozidla, spätné zohľadnenie tarifov v minulosti apod. Pre detailný návod pozrite Ako účtovať tuzemské alebo zahraničné pracovné cesty .

Implementované sadzby amortizácie (základná náhrada za 1 km jazdy):

• od 01.05.2024 - amortizácia AUV 0,265 Eur, MOV 0,075 Eur
• pred 01.05.2024 - amortizácia AUV 0,252 Eur, MOV 0,071 Eur
• pred 01.07.2023 - amortizácia AUV 0,239 Eur, MOV 0,067 Eur
• pred 01.04.2023 - amortizácia AUV 0,227 Eur, MOV 0,063 Eur
• pred 01.09.2022 - amortizácia AUV 0,213 Eur, MOV 0,059 Eur
• pred 01.05.2022 - amortizácia AUV 0,193 Eur, MOV 0,053 Eur
• pred 01.06.2015 - amortizácia AUV 0,183 Eur, MOV 0,050 Eur

Implementované sadzby stravného:

Cestovné náhrady pri tuzemských a zahraničných cestách upravuje zákon č. 283/2002 Z.z. O cestovných náhradách. Zamestnanec, SZČO alebo člen predstavenstva majú nárok na finančnú kompenzáciu podľa:

• typu pracovnej cesty (domáca, zahraničná)
• použitého dopravného prostriedku (vozidlo, autobus, vlak, motocykel, ..)
• dĺžky trvania cesty (3 časové rozsahy)

Pre uľahčenie výpočtu náhrad za vozidlo alebo stravného môžete použiť pomocnú tabuľku na pravej strane (Nastavenia).

Prepočet náhrad za vozidlo:

• Spotreba PHM na 100 km - zadajte hodnotu podľa technického preukazu, pričom:
  1. ak je v technickom preukaze uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40%,
  2. ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj predpisu Európskej hospodárskej komisie alebo len podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie vypočítaná aritmetickým priemerom; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste,
  3. ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu v členení na mestský cyklus, mimomestský cyklus a kombinovaný cyklus, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného motorového vozidla,
  4. ak je v technickom preukaze cestného motorového vozidla uvedená spotreba podľa osobitného predpisu bez členenia na cykly, na výpočet sa použije spotreba podľa tohto osobitného predpisu; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba zvýši o 20%.
• cena 1 Litra PHM - zadajte zdokladovanú cenu podľa pokladničného bločka vydaného čerpacou stanicou.
• bez amortizácie (odpisov) - zaškrtnite, ak neuplatňujete odpisy vozidla (napr. auto osobný automobil použitý napodnikanie).
• vozidlo s prívesom - zaškrtnite, ak je na účel službnej cesty použitý príves za vozidlo (napr. preprava tovaru).
• náhrady za vozidlo (PHM) je možné uplatniť len pri použití vlastného vozidla (kód AUV, MOV v stĺpci 3), pričom je treba mať nastavenú spotrebu a cenu PHM.

Prepočet náhrad za stravu:

• raňajky, obed, večera - zaškrtnite podľa potreby,
• zahraničná pracovná cesta - zaškrtnite, ak cieľom cesty bolo územie mimo Slovenskej Republiky. Tranzitné krajiny sa neuvádzajú (napr. pri služobnej ceste vozidlom do Talianska s prechodom cez Rakúsko sa Rakúsko neuvádza).
• štát - vyberte cieľový štát pre zahraničnú pracovnú cestu. Výšku diét ustanovuje vyhláška MF SR pre sadzby stravného individuálne pre konkrétny štát,
• Kurz EUR/cudzia mena - použitý kurz pre prepočet cudzej meny voči EUR. Pole pre výmenný kurz sa nezobrazí, ak sú diéty v danom štáte určené v EUR. Ak sú diéty určené v inej mene (napr. USD, AUD, JPY, apod.), použije sa pre prepočet výmenný kurz. Prednastavený je výmenný kurz platný ku 01.10.2014, pričom pre pracovné cesty nie staršie ako 90 dní je možné načítať kurz vyhlásený ECB ku dňu uskutočnenia pracovnej cesty (kurz sa neurčuje pre víkendy). Pre zistenie daného kurzu kliknite na tlačidlo "Zistiť".
• Kurz prepočítať ku dňu - zadajte konkrétny dátum, ku ktorému treba prepočítať výmenný kurz. Zvyčajne je to dátum vyúčtovania prac. cesty. Pokiaľ nie je vyplnený, použije sa zadaný dátum (stĺpec 1). Pokiaľ je stĺpec 1 prázdny, použuje sa dnešný deň. Ak dátum výmenného kurzu pripadá na víkend alebo sviatok, vyhľadá sa najbližší predošlý kurz.
• Pri prepočte náhrad stravného dochádza ku kráteniu náhrad, ak nie sú preplácané raňajky (-25%), obed (-40%), alebo večera (-35%), pričom krátenie sa počíta podľa zákona zo základu max. pásma (18+ hod.). Dôsledkom je, že v určitých situáciách môže zaniknúť nárok na náhradu stravného v daný deň. Napr. pri preplatení len obedov v 01/2022 za prac. cestu v trvaní 7 hodín vzniká záporný nárok na stravné (5,10 Eur mínus 60% z max. pásma 11,60 Eur = -1,86 Eur) - a teda nárok na preplatenie zaniká.

Tlač súvisiaceho cestovného príkazu (CP)

Vyúčtovanie prac. cesty je možné vytlačiť do PDF aj spolu so súvisiacim CP, pokiaľ sa nejaký nachádza v časti Moja zóna » Moje tlačivá. Odporúčame najskôr vytvoriť CP, až potom robiť vyúčtovanie cesty - v takom prípade sa zoznam dostupných cestovných príkazov zobrazí v select boxe navrchu formulára pre vyúčtovanie cesty.

Zahraničné pracovné cesty

Pre prepočet náhrad zahraničného stravného zaškrtnite v nastaveniach napravo "zahraničná pracovná cesta" a zvoľte štát, pre ktorý si uplatňujete náhrady. Pre navrhovanie názov miest v okolitých štátoch vyberte "Navrhovať obce" - Áno, aj zahraničie. V súčasnosti podporuje tlačivo mestá nasledovných európskych štátov:

1. Belgicko (BE)
2. Bosna-Hercegovina (BA)
3. Bulharsko (BG)
4. Česká republika (CZ)
5. Čierna hora (ME)
6. Dánsko (DK)
7. Estónsko (EE)
8. Francúzsko (FR)
9. Holandsko (NL)
10. Chorvátsko (HR)
11. Lichtenštajnsko (LI)
12. Litva (LT)
13. Luxemburgsko (LU)
14. Lotyšsko (LV)
15. Macedónia (MK)
16. Maďarsko (HU)
17. Nemecko (DE)
18. Polsko (PL)
19. Rakúsko (AT)
20. Rumunsko (RO)
21. Slovensko (SK)
22. Slovinsko (SI)
23. Srbsko (RS)
24. Švajčiarsko (CH)
25. Taliansko (IT)
26. Ukrajina (UA)

V prípade potreby vieme na požiadanie pridať akúkoľvek európsku krajinu.

Pokiaľ je v tlačive nastavená platná východzia aj cieľová obec, zobrazí sa vedľa záznamu ikona s možnosťou zobrazenia trasy. Po kliknutí na ňu sa v prehliadači načíta mapa, v ktorej vidieť dĺžku trasy a čas jazdy podľa aktuálnej dopravnej situácie. Tieto údaje sa môžu (a väčšinou budú) mierne odlišovať od údajov doplnených automatickým prepočtom. V prípade potreby upravte hodnoty pre dĺžku a trvanie cesty manuálne. Dĺžku a trvanie cesty overiť aj na iných stránkach, napr. Toponavi.com .

Automatické vyhľadanie vzdialenosti

Aplikácia automaticky navrhuje a prepočítava vzdialenosti, pokiaľ užívateľ vyberie obec z ponúknutého zoznamu. Vyhľadanie však funguje odlišne pre tuzemské cesty (SR) a odlišne pre zahraničie.
Pre tuzemské cesty (cca 70-80% výpočtov) funguje vyhľadanie v lokálnej databáze geo dát získaných z verejne dostupnej databázy (OpenStreetMap OSM). Sú to geografické údaje licenčne voľne dostupné (open source) a využívané profesionálnymi kartografickými spoločnosťami. Nakoľko sú však dopĺňané nadšencami na dobrovoľnej báze, občas sa môže stať, že niektoré irelevantné lokality v nej chýbajú. Výpočet a vyhľadanie však funguje spoľahlivo a rýchlo. Databáza pre Slovensko obsahuje cca 2900 obcí a je výrazne menšia než v porovnaní s okolitými štátmi. Výpočet vzdialenosti a času dojazdu prebehne za približne 0,5 až 1 sekundu.
Pre zahraničné cesty (cca 20-30% výpočtov) sa využíva externá webová služba Openrouteservice.org. Je to z dôvodu obrovského množstva dát, ktoré by obsahovala lokálna databáza s cestami všetkých okolitých štátov. Pre porovnanie - pri testovaní databázy obsahujúcej len 3 okolité štáty (Česko, Maďarsko, Rakúsko) sa lokálne spomalilo vyhľadávanie vzdialenosti klasickým dijkstra resp. astar algoritmom 3-4 násobne. Po pridaní ďalších veľkých štátov (Poľsko, Nemecko, ..) by užívateľ mohol čakať na výsledok kľudne aj 1-2 minúty, čo by asi nebola príliš user-friendly služba :-) Služba Openrouteservice.org je skutočne rýchla a obsahuje údaje o mapách všetkých európskych štátov. Prevádzkuje ju nemecká univerzita (Heidelberg Institute) a denný limit je do 2000 požiadaviek. Jej jedinou nevýhodou je, že príležitostne zaznamenáva výpadky dostupnosti z dôvodu buď technickej údržby alebo preťaženosti servera (keďže ako open source ju môže využívať hocikto, pričom geografické operácie môžu byť mimoriadne náročné na výkon). V takom prípade sa zobrazí na formulári správa, že pre zvolené obce sa trasu nepodarilo nájsť, prípadne poznámka "Služba nedostupná, skúste neskôr". Nie je, bohužiaľ, v možnostiach ipdf servera ovplyvniť výpadky externej služby. V takom prípade je treba buď skúsiť vyhľadanie viackrát s niekoľko sekundovým odstupom, alebo doplniť údaje manuálne prevzatím z trasy zobrazenej v google mape (kliknutím na ikonu s trasou sa zobrazí sa google mapa s údajmi o trvaní cesty a vzdialenosti v km). Výpadky tejto služby zaznamenávame bohužiaľ takmer denne, niekedy len krátkodobo (pár minút), ale vyskytli sa už aj niekoľko hodinové výpadky. Pokiaľ sa bude situácia časom zhoršovať, resp. nebude zlepšovať, budeme možno musieť časom hľadať spoľahlivejšie riešenie.

Súvisiace články a linky:

• FS SR - Cestovné náhrady zamestnancov v roku 2023
• Podnikajte.sk - Cestovné náhrady pri elektromobiloch
• Podnikajte.sk - Stravné a základná náhrada za km od 1.9.2022
• Efektivnejsie.sk - Stravné a náhrady pri pracovnej ceste od 1.5.2022
• Podnikajte.sk - Stravné a základná náhrada od 1.5.2022
• Podnikajte.sk - Kalkulačka na výpočet cestovných náhrad
• Sme.sk - Kalkulačka - Výpočet cestovných náhrad
• Cestovné náhrady v roku 2022
• Cestovné náhrady v roku 2019
• Cestovnenahrady.sk
• Financie.sk - Cestovné náhrady
• Zákon o cestovných náhradách 283/2002 Z.z.
• Ministerstvo práce SR - Cestovné náhrady (legislatíva + kalkulačky)
• Pracovné cesty
• Cestovné náhrady - Stravné v zahraničí
• Slovensko.sk - What compensation am I entitled to on business trips
• Zúčtovanie cestovných výdavkov v Nemecku - Reisekostenabrechnung 2024

Zmeny:

• 10.09.2024 - Lokalizácia pre EN, DE
• 14.08.2024 - Aktualizácia sadzieb stravného platných od 01.09.2024
• 24.07.2024 - Prepracované vkladanie položiek - zvýšený počet z 15 na 30, tlač na 2 strany s prenosom celkových súčtov na 2. stranu
• 04.06.2024 - Aktualizácia databázy SK obcí úpravou OSM filtra - zvýšený počet lokalít z 2841 na 5358 (nové napr. Vyšné Hágy, Horný Smokovec..)
• 12.05.2024 - Aktualizácia sadzieb amortizácie od 01.05.2024
• 01.09.2023 - Pridané pobaltské republiky pre zahraničné cesty (Litva, Lotyšsko, Estónsko)
• 18.08.2023 - Podpora pre prenos údajov do Cest. príkazu - vygenerovanie položiek
• 17.08.2023 - Pridaná možnosť vložiť vlastnoručný podpis (signpad)
• 13.07.2023 - Aktualizácia sadzieb pre amortizáciu s platnosťou od 01.07.2023
• 15.06.2023 - Vylepšená podpora pre presnejšie vyhľadanie obce (inline filter)
• 01.06.2023 - Aktualizácia sadzieb stravného s platnosťou od 01.06.2023
• 04.02.2023 - Pridaná možnosť tlače spolu so súvisiacim cest. príkazom
• 28.01.2023 - Pridané lokality pre Francúzsko
• 03.11.2022 - OSM import ignoruje kľúče "*_name" (alt_name, loc_name) spôsobujúce import historických názvov obcí
• 17.10.2022 - spustený automatický výpočet vzdialenosti a času dojazdu aj pre okolité štáty (zahraničné cesty)
• 12.08.2022 - zapracované sadzby platné od 01.09.2022
• 26.07.2022 - spustenie vlastného riešenie pre aut. výpočet vzdialenosti, zatiaľ len pre SK
• 28.06.2022 - zrušenie automatického výpočtu vzdialenosti využitím Google API služby (distance matrix) z dôvodou zmeny cenovej politiky
• 15.05.2022 - zapracované sadzby platné od 01.05.2022

* * *